9 SAI LẦM PHỔ BIẾN TRONG QUÁ TRÌNH NHẬP KHẨU 

1. Chứng từ vận chuyển
Chứng từ thường được xem như là nguyên nhân gây chậm trễ thường gặp nhất trong thương mại quốc tế (ví dụ như giấy phép xuất khẩu của Trung Quốc). Về nguyên tắc, hầu hết các quy trình vận chuyển, vẫn có thể được thực hiện mà không cần tất cả các chứng từ liên quan phải thật đầy đủ và chính xác, nhưng những vấn đề về thiếu hoặc thông tin không chính xác sẽ dẫn đến trì hoãn quá trình thông quan cho đến khi sửa chữa xong.
Đừng mặc định rằng thông tin trong chứng từ nhận được là hoàn toàn chính xác. Chúng ta hãy tập thói quen xác minh liệu các thông tin nhận được đã chính xác và đầy đủ hay chưa  và ngay lập tức sửa chữa nếu hông tin không chính xác, thiếu hoặc sai sót. Ngoài ra, liên hệ với nhà giao nhận nếu bạn cần bộ chứng từ gốc hay bản sao. Đối với vận đơn (B / L), lưu ý rằng người nhận hàng cần phải xuất trình vận đơn gốc (House B/L) cho người giao nhận tại điểm đến để nhận hàng. Cần xác định những thỏa thuận rõ ràng về thời gian và cách thức xuất trình chứng từ giữa người gửi hàng và người nhận hàng  

2. Trách nhiệm của các bên liên quan
Quá trình vận chuyển quốc tế luôn cần được sắp xếp và thanh toán. Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tránh những sự cố bất ngờ nếu hai phí đều đã thỏa thuận rằng ai là người chịu trách nhiệm trước khi vận chuyển hàng hoá.
Lưu ý rằng thuế hải quan không được coi là một phần của quá trình vận chuyển. Vậy nên nếu các cơ quan có thẩm quyền trong nước thu bất kỳ khoản thuế nào, thì chi phí đó phải được quan tâm hàng đầu.
Trong thời gian đầu quá trình thương lượng, hãy cố gắng đạt được thỏa thuận giữa người bán và người mua bằng việc trả lời ít nhất những câu hỏi sau:
- Ai chịu trách nhiệm thanh toán ở từng giai đoạn của quá trình vận chuyển?
- Ai là người kí kết hợp đồng với Freight Forwarder?
- Chính xác nguồn gốc và đích đến (địa chỉ, chi tiết liên lạc) của hàng hóa?
- Cách thức để đo lường và kiểm tra hàng hóa là gì?
- Khi nào hàng đã sẵn sàng để chuyển đi (ready date)?
- Phương hướng giải quyết nếu hàng hóa vẫn chưa chuẩn bị xong trong ngày chuyển đi (ready date)?
Trong quá trình thảo luận ai là người chịu trách nhiệm trong quá trình vận chuyển, hãy thử sử dụng Incoterms – một bộ quy tắc các thương mại quốc tế đã được chuẩn hoá toàn cầu. Điều này sẽ giảm thiểu các giải thích sai lầm có thể có trong những giai đoạn sau của tiến trình.

3.Phụ phí địa phương (local charge)
Nhiều người rất bất ngờ khi biết được rằng phụ phí địa phương là một phần của chi phí trong hoạt động xuất nhập khẩu. Thông thường, doanh nghiệp chỉ tính toán đến cước vận chuyển và thường bỏ qua đến khoản phụ phí tại địa phương. Thông thường, các chủ hàng (shipper) và người nhận hàng (consignee) tính toán đến cước vận chuyển và thường bỏ qua đến khoản phụ phí tại địa phương. Các khoản phụ phí địa phương luôn là những chi phí có mặt ở cả điểm xuất phát và điểm đến khi vận chuyển hàng.

4. Số nhà giao nhận hợp tác
Hãy cố gắng hạn chế số lượng các Freight Forwarder hợp tác trong suốt quá trình logistics end-to-end. Để giảm nguy cơ tranh chấp giữa các nhà cung cấp dịch vụ logistics nếu có vấn đề phát sinh khi bàn giao, thông thường sẽ có lợi hơn khi hợp tác với duy nhất một Forwarder.

5. Phụ thu
Nếu bạn book trực tiếp với Freight Forwarder,và có nhu cầu tách biệt các chi phí tại điểm đến cho bên bán và bạn, hãy yêu cầu Forwarder làm rõ các loại phụ phí trong dịch vụ vận tải (VD: trong vận tải biển, phụ phí tại cảng xuất bao gồm: CAF, BAF,…phụ phí tại cảng đến bao gồm: THC, DO fee, CIC,…) vào hóa đơn cuối cùng (final invoice). Chúng ta cần hiểu rõ các khoản phụ thu đã có và yêu cầu làm rõ những chi tiết không thỏa đáng. Ngoài ra hãy lưu ý rằng các Forwarder sẽ không thể vận chuyển hàng hóa của bạn cho đến khi tất cả các khoản thanh toán đã được giải quyết.

6. Chuyển khoản ngân hàng
Sự cố trong quá trình thanh toán qua ngân hàng quốc tế là một trong những yếu tố gây tranh chấp phổ biến trong hoạt động thương mại quốc tế.  Trừ khi có mối quan hệ tín dụng giữa người mua và người bán được thiết lập từ trước, nếu không, người bán chỉ chấp nhận gửi hàng cho đến khi người mua thanh toán đầy đủ.Khi chuyển khoản qua hệ thống ngân hàng quốc tế, tất cả nội dung phải được khai báo đầy đủ và theo một quy tắc nhất định (trong trường hợp sử dụng hệ thống ngân hàng điện tử). Bên cạnh, cách biểu thị tên tài khoản khác nhau ở từng quốc gia, do đó cả hai bên cần xác định rõ quy tắc này nhằm tránh rủi ro nhận lệnh không chấp nhận chuyển khoản từ phía ngân hàng.

7. Mã HS
Mã HS là hệ thống được tiêu chuẩn hóa quốc tế về tên gọi và mã số để phân loại hàng hóa được buôn bán trên phạm vi toàn thế giới. Khi cần khai báo nguồn gốc xuất xứ nhằm thu được các ưu đãi về thuế quan được áp dụng cho từng phạm trù quốc gia thì người ta đồng thời cũng thường ghi luôn mã HS để thuận tiện cho việc tính thuế tại các nước nhập khẩu .Một mã HS sai có thể làm chậm trễ việc vận chuyển trong trường hợp kiểm tra hải quan. Thêm vào đó, một mã HS sai có thể dẫn đến việc áp dụng thuế hải quan cao hơn so với thuế hải quan thực tế của hàng hóa. Để giảm rủi ro này, người giao hàng hoặc nhà môi giới hải quan phân loại hàng hoá dựa trên bảng mô tả hàng hóa chính xác của người gửi hàng và mã HS đó được in trên vận đơn (B / L).

8. Bảo hiểm hàng hóa
Bảo hiểm trong vận tải có thật sự cần thiết?
Đây là một câu hỏi phổ biến giữa các chủ hàng và người nhận hàng. Hầu hết, họ đều cho rằng FF hoặc hãng vận tải là đối tượng chịu trách nhiệm khi có mất mát hoặc thiệt hại đối với hàng hóa. Tuy vậy, đây là một quan điểm sai lầm vì thực tế, tất các các Forwarder và các hãng vận tải đđều có trách nhiệm giới hạn trong việc giải quyết rủi ro trên. Đó cũng là lí do tại sao bảo hiểm hàng hóa được khuyến khích sử dụng. Nếu trong hợp đồng thương mại giữa người gửi hàng và người nhận hàng có thỏa thuận về điều khoản bảo hiểm hàng hóa, 2 bên cần chuẩn bị bản sao của hợp đồng bảo hiểm và thủ tục yêu cầu bồi thường.
Bảo hiểm hàng hoá thông thường có thể được mua trực tiếp từ người giao nhận hoặc từ một công ty bảo hiểm hàng hóa độc lập.

9. Thời gian quá cảnh
Sai lệch thời gian quá cảnh từ cảng bốc đến cảng dỡ so với tổng thời gian vận chuyển là một trong những lí do chung làm chậm trễ trong quá trình nhập khẩu hàng hóa. Để lịch trình của bạn không bị ảnh hưởng bởi tác động trên, cả chủ hàng và người nhận cần nắm rõ các khoảng thời gian cụ thể trong lịch trình khi Forwarder thông báo, đặc biệt trong dịch vụ vận tải đa phương thức.

Nguồn tổng hợp

Mong rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu hơn về quy trình kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu. Nếu bạn còn thắc mắc hãy để lại bình luận bên dưới, chúng tôi rất sẵn lòng giải đáp.